Ipswich Hospital NHS Trust: Data Governance

Ipswich Hospital NHS Trust is een ziekenhuis in Suffolk, Engeland. De 3500 medewerkers bieden een breed scala zorg waaronder spoedeisende hulp, medische, chirurgische en kraamzorgdiensten aan de bevolking van East Suffolk. Het ziekenhuis bedient een verzorgingsgebied van ongeveer 360.000 mensen.

Het ziekenhuis heeft verschillende besturen en commissies die bestaan uit medewerkers, externe leden en vrijwillige niet-uitvoerende bestuurders. Voor elke vergadering worden bestuursstukken geprint en rondgestuurd. De bijkomende frustratie was dat er vaak punten op de agenda werden gewijzigd of toegevoegd, waardoor de documenten op het laatste moment opnieuw moesten worden afgedrukt en verspreid. Soms werd, als gevolg van wijzigingen op het laatste moment, informatie gemaild, wat verre van ideaal was vanwege de gevoelige aard van de documenten. Een ander probleem waar rekening mee moest worden gehouden, was dat Accident and Emergency Consultants die op deze drukke afdeling werkten, het werkschema, dat vaak op het laatste moment veranderde, wilden kunnen delen en bekijken terwijl ze niet in het ziekenhuis waren. Tot slot wilde Ipswich Hospital NHS Trust zich houden aan de Information Governance Check List tijdens het delen van bestanden met derden, zoals advocatenkantoren, verzekeringsmaatschappijen en andere medische beroepsgroepen. Het delen van patiëntdocumenten met derden betekende vroeger dat dossiers geprint en verstuurd werden.

Met Varonis DatAnywhere heeft het Ipswich Hospital een speciale omgeving gecreëerd waar vertrouwelijke informatie zoals bestuurs- en commissiedocumenten en notulen van vergaderingen (bijvoorbeeld met toekomstige plannen en initiatieven die worden geëvalueerd en die onnodige onrust kunnen veroorzaken als ze openbaar worden gemaakt voordat ze zijn geformaliseerd) kunnen worden opgeslagen. Incidenteel wordt DatAnywhere ook gebruikt om vertrouwelijke informatie, zoals patiëntendossiers, te delen met externe organisaties, of zelfs grote bestanden zoals logbestanden van repositories. Er moet strikte controle zijn over wat buiten het ziekenhuis wordt gepubliceerd; DatAnywhere bewaart alle gegevens in hun bestaande file services-omgeving, zodat de informatie het ziekenhuissysteem niet verlaat en de beheersbaarheid voor het Ipswich Hospital eenvoudig blijft.

Het Ipswich Hospital gebruikt DatAnywhere om vertrouwelijke bestanden te verspreiden onder zijn bestuurders, die allemaal positief hebben gereageerd op de oplossing. Ze hebben direct toegang tot de voorbereide documenten, die tot aan het begin van de vergadering kunnen worden bijgewerkt en tijdens de vergadering kunnen worden ingezien. DatAnywhere heeft de kosten van gedrukt materiaal drastisch verlaagd en de productiviteit verbeterd voor zowel het administratieve team dat verantwoordelijk is voor de voorbereiding van de documenten als voor de bestuursleden die het materiaal kunnen bekijken wanneer het hen uitkomt. Via DatAnywhere kan het externe spoedeisende hulp-team nu een centraal werkschema voor de hele afdeling raadplegen en wijzigen. Karl Kroger: "Onze SEH-artsen, die soms minder goed bereikbaar zijn omdat ze het zo druk hebben en in ploegendienst werken, konden met minimale tussenkomst van IT aan de slag. De feedback over DatAnywhere is dat het intuïtief is en makkelijk in gebruik - er zijn geen problemen geweest dat iemand niet begreep hoe het systeem werkte."

Download de case study